今回は、「名刺交換の手順と注意点」についてです。
１．初めに
名刺交換の方法について調べてみると、入社後数年経過しているなら知ってて当然のように書かれている場合が多いです。
この記事を読んでいるあなた、安心してください。
技術者の下っ端なんかをやってると名刺なんてたまにしか交換しないので、普通に覚えていないorそもそも気にしない方だらけですから。
営業なのに知らない人いたらヤバいけどね。
私は名刺を交換する機会が少ないですが、全く名刺を交換する機会が無いというわけではありません。
なので、覚えても次の機会には忘れているという負のループを生み出しています。
ということで、今回は名刺交換の手順や注意点についてまとめていきます。
２．名刺交換の手順
目上か目下かで微妙に行動や注意点が変化します。
補足説明を順次交えていくので、基本は手順通りに進めてください。
①名刺を用意する。
あらかじめ名刺入れを手元に用意しておいて、すぐに名刺を取り出せるようにスタンバイします。
名刺を先に渡すのは目下の人です。
例えば、来社させていただいた場合は自分の方が立場は低いので、先に名刺を渡す必要があります。
もっと言えば、金を払う側が目上です。
お客様相手には下手に出なければいけないのがサラリーマンですから…。
名刺を取り出したら相手が読める向きに調整して右手で名刺を持ち、左手を添えながら名刺入れの上に構えます。
つまり、親指と人差し指で名刺を支えて、残りの指で名刺入れを支えているような状態になります。
試しに持ってみて自分なりに持ちやすい方法を模索しておきましょう。
名刺を構えるべき高さは立場によって微妙に違います。
目下は下手に出ろということで、相手の名刺よりも低い位置をキープしましょう。
ちなみに、名刺入れが無いのは論外なので、無難なものを買っておきましょうね。
名刺入れも地味に見られる部分なので、奇をてらって謎の蛍光色にするのはおすすめしません。
②名刺を交換する。
名刺交換には同時に交換する場合と順番に名刺を渡す場合があります。
まず、同時に交換する雰囲気になった場合から説明していきます。
同時の場合、名刺を右手に持って名刺入れを左手に持ちます。
相手も同じ持ち方をしてくるので、左手で名刺を受け取りながら右手で名刺を差し出しましょう。
この時、相手の名刺の文字やロゴを隠すような受け取り方をしないように注意です。
名刺の隅をつまむ癖を付けておけばあまり気にする必要は無くなりますけどね。
名刺を受け取ったらすぐに右手を添えて丁寧に両手で受け取る形になるように心掛けましょう。
順番に名刺を渡す場合は単純で、①の状態で普通に両手で名刺を差し出せばOKです。
受け取る側も普通に両手で受けるだけです。
両手が空いているのに片手で受け取るのは止めましょうね。
同時と順番、何れの場合も名刺を渡す・受け取る際の対処は変わりません。
会社名・所属・氏名を述べながら名刺を渡し、「頂戴いたします」と述べながら名刺を受け取りましょう。
完全に初対面の場合、「〇〇様ですね、よろしくお願いいたします」と一言添えると良いかもです。
特に、相手の名前が読めなかった場合は後で聞くのは失礼過ぎるので、最初に聞くようにしましょう。
色んなサイトを眺めてみると「素敵なお名前ですね」などの一言を添えると緊張した空気が緩和するとか書かれているのをチラホラ見ましたが、初対面でそんな意味不明な対応してくる人いるかな？
仮にそんなこと言われたら普通に怖いと思うのですが…。
何コイツってならない？
③名刺を管理する。
受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまってはいけません。
どうも名刺をしまう=話は終わりという具合に捉えられる場合があるようなので、名刺をしまうタイミングは基本一番最後になります。
立っているなら名刺入れの上に置いた状態で持ち続け、座るならテーブルの上に名刺入れを置いてその上に名刺を置くようにします。
テーブルの上に置く場合、自分の左側に名刺を置きましょう。
３．座った後に名刺交換する場合
名刺を渡す順番が前後することはあまりないですが、たまに座った後に名刺交換が始まることがあります。
この場合の注意点は一つです。
座ってテーブルを挟んだ状態で名刺交換をするな、です。
ちゃんと立ち上がって正規の手順・方法で名刺を交換しましょう。
椅子に座って待っているところに来客があったら席を立って軽く会釈しながら挨拶するじゃないですか。
あれと同じです。
座ったままというのは基本失礼に当たるのです。
４．複数人と名刺交換する場合
複数人で名刺交換する場合の注意点です。
相手が複数人なので、名刺入れの上に余裕をもった数の名刺を用意します。
そこから一枚ずつ名刺を渡していきます。
順番は上司同士・部下同士⇒互いの上司と部下同士とされていたり、上司同士⇒目上部下と目下上司⇒目上上司と目下部下⇒部下同士とされていたりと様々です。
個人的には後者が正しいと思います。
あくまで金を払う側が目上であるという点は変わらないですからね。
複数人で名刺を交換するということは、受け取った名刺を持った状態で次の名刺交換に移らなければなりません。
では、受け取った名刺はどうすれば良いのでしょうか？
対応としては、名刺入れの上で受け取り、名刺入れの下にある指で挟むか名刺入れ自体に挟むようです。
基本的に名刺交換は役職が高い人から行うので、受け取った名刺を名刺入れの上に順番に重ねていくと目上の方の名刺が下になってしまうので失礼に当たります。
名刺交換を終えた後に着席した場合、相手の位置と名刺の配置がリンクするように置くのが一般的です。
複数人の場合、名刺入れの上に全員分乗せるのはどう考えても無理なので、全員分テーブルに直置きするのが無難です。
一人だけ名刺入れの上に置くと一人だけ特別扱いしていると認識するすごい方も世の中にはいるからこその処置です。
…世界は広いなぁ。
５．最後に
名刺の交換方法を簡単にまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか？
調べてみるとわかりますが、書いてあることがページごとに違うなんてことは多々あります。
ある程度の下地部分は決まっていてもそれ以降に決まった方式なんて無い、というのが実情なのだと思います。
結局は相手がどう受け取るか次第ですからね。
ですが、『これは絶対に失礼に当たる』と感じる箇所はあったと思いますので、最低限そこだけは念頭において名刺交換をしましょう。
相当に失礼でもない限りは気にされません。
以上、「名刺交換の手順と注意点」についてでした。
