今回は「メールに投票機能・投票ボタンを追加する方法」についてです。
１．初めに
Outlookは「メッセージ」・「挿入」などのタブが設けられていますが、メールの送受信が出来れば充分なのでそんなところまで意識していないという方が多いのではないでしょうか。
私もどちらかと言うとそうなのですが、以前届いたメールに以下のような表示がされていました。
これを初めて見た時は結構衝撃的でしたね。
Outlookで投票なんてできるのか、と。
ただ、よくよく考えるとTeamsで投票機能を用いられていることが過去に何度かあったので、Outlookにも投票機能があっても可笑しくないんですよね。
私は近々人を取り纏める立場になりますので、もしかしたら投票機能が役に立つ日が来るかもしれません。
ということで、今回はOutlookの投票機能・投票ボタンの設定方法について調べてまとめてみました。
２．投票機能・投票ボタンの設定方法
まずは、新しいメールを立ち上げます。
「オプション」タブが表示されるので、この中の「投票用ボタンの使用」をクリックします。
プルダウンの中には「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」、「ユーザ設定」の選択肢があるので、ここでは試しに「はい;いいえ」を選択してみます。
すると、「ⓘこのメッセージに投票ボタンを追加しました」という通知が表示されるようになります。
このメールを試しに自分宛てに送ってみると、以下のように表示されます。
「ⓘこのメッセージには投票ボタンが表示されています。ここをクリックして投票してください。」という文面の通りにここをクリックすると、先程設定した「はい;いいえ」の選択肢が表示されます。
当然ながら、「承認;却下」を選んでいたなら「承認;却下」の選択肢が表示されるわけです。
試しに「はい」を選択してみると、「すぐに返信する」のか「コメントを付けて返信する」のか表示されます。
「すぐに返信する」を選択すると、本文無しで投票結果のみ投票作成者に通知されます。
「承認;却下」、「はい;いいえ」のような二択を迫られている場合は、「すぐに返信する」を選択しておきましょう。
非常に殺風景なメールが届きます(笑)
「コメントを付けて返信する」は次の説明で実行してみます。
３．投票機能・投票ボタンの設定方法（ユーザ設定）
投票機能の設定方法は上記の通りですが、何かと融通が利きそうな選択肢がありましたよね？
そう、「ユーザ設定」です。
名称から何ができそうか想像できるかと思いますが、試しにユーザ設定を使用した場合はどうなるのかも見ていこうと思います。
先程同様新規メールを立ち上げ、「オプション」→「投票用ボタンの使用」→「ユーザ設定」の順番に選択していきます。
すると、プロパティの設定画面が表示されます。
重要度や秘密度、返信先の指定、返信期限の設定等、様々な機能が付いているようですね。
試しに、以下のように設定してみました。
年末年始の集まりの投票みたいなイメージで入力してみました。
「はい;いいえ」等のデフォルト表示の時から選択肢を「；(セミコロン)」で区切っていたので、同じように日付を区切ってみました。
この状態でプロパティを閉じると、「ⓘこのメッセージに投票ボタンを追加しました」と表示され、「投票用ボタンの使用」内の選択肢に自分で設定した選択肢が追加されていることを見てとれます。
ここでもう一度「ユーザ設定」を選択すると先程編集していたプロパティ画面が再び表示されたので、設定をミスしても再編集は可能になっています。
このメールも自分へ送ってみると、以下のように表示されます。
しっかりと選択肢が分かれていますね。
では、予定が空いているのは12/30のみで、17時以降しか対応できないと仮定して投票してみます。
「12/30」を選択し、今度は「コメントを付けて返信する」を選択します。
すると、件名に選択した「12/30」が表示された状態の一般的なメール作成画面が表示されますので、事情を入力して送信しましょう。
これで、投票で選んだ項目と事情説明の文面が投票作成者に届くわけです。
コメントを付けたいのかどうかで「すぐに返信する」と「コメントを付けて返信する」を使い分けましょう。
以上、「メールに投票機能・投票ボタンを追加する方法」についてでした。
